Bouw­ma­na­ge­ment in Food - Hoe doe je dat?

Nu de markt overal het algemeen economisch gezien in een opwaartse spiraal beweegt, zien wij dat veel voedingsbedrijven weer aan de slag gaan met plannen voor nieuwbouw en/of verbouw. Vaak geïnitieerd vanuit de behoefte om uit te breiden, te optimaliseren en/of een efficiency slag te maken. Veelal wordt op dit moment gekeken naar alternatieven vanuit een (nieuw) gebouw dat voldoet aan de laatste eisen van voedselveiligheid en waar je met een optimaal productie- en logistiek proces een betere propositie naar de klant kunt maken en daarbij de kostprijs kunt verlagen. Voordeel van nieuwbouw in deze is dat je al het organisch gegroeide achter je kunt laten en kunt kiezen voor een stap voorwaarts naar de meest optimale inrichting en lay-out van het gebouw.  

Diverse MKB voedingsbedrijven hebben DAPP bij hun nieuwbouwplannen betrokken om hen volledig te ontzorgen inzake de voorbereiding en uitvoering van hun nieuwbouwplannen, vanaf idee tot en met de oplevering. Hoe doen wij dat? In dit artikel geven wij op hoofdlijnen inzicht in de opstartfase met onze specifieke DAPP-aanpak. Eenmaal betrokken bij een nieuwbouwtraject werkt DAPP vanuit een duidelijk gedefinieerd vastliggend stappenplan met daarin tien verschillende stappen. Door het achtereenvolgend uitvoeren van bouwopdrachten bij diverse klanten in de wereld van de food is dit stappenplan bijzonder verfijnd. Keer op keer bewijst het dat het een stevig fundament kan zijn onder elk (ver)nieuwbouwproject.

In dit artikel beperken wij ons tot de eerste stappen: het leggen van de basis voor de besluitvorming rondom de Go – No Go.  

De opstart

Aanhakend bij de visie en missie van de opdrachtgever bestaan de eerste stappen uit een externe (wat zijn de kansen en de bedreigingen in onze markt?) en een interne analyse (wat zijn de sterkten en de zwakten van de eigen organisatie?). Door beide analyses samen te brengen (de IST-situatie) ontstaat een zogeheten Confrontatieanalyse. Deze analyse is op zijn beurt een van de inputdocumenten voor een uitgewerkte en doorgerekende Business Case én (enkele fasen verder) voor een Plan van Aanpak.

De keuze voor een (nieuwe) locatie.

Indien er sprake is van nieuwbouw is het vinden van een goede locatie een absoluut belangrijk aspect. De criteria die wij toepassen bij het bepalen van de nieuwe locatie zijn verdeeld over meerdere hoofdgroepen:

• Bouwtechnisch,
• Sociaal,
• Infrastructureel,
• Financieel.

De bovengenoemde criteria worden op ons verzoek door elk MT lid/Stuurgroep lid met een weging van 1-5 beoordeeld. Zo bouwen we een gezamenlijke shortlist op van de ideale SOLL situatie. Belangrijk is dat er in deze fase van afwegingen altijd(!) een vergelijking plaatsvindt met de huidige (IST) situatie. Op deze manier is iedereen volop betrokken bij de belangrijkste keuzes en zorg je voor de maximale buy-in die je nodig hebt voor de draagkracht van de uiteindelijke voorstellen. Het resultaat van deze fase van locatie keuze leidt tot óf een voorkeurslocatie óf, indien de verschillen klein zijn, tot een shortlist van mogelijke locaties.

De Business Case

Op basis van de uitkomsten van de afwegingen bij de voorkeurslocatie(s) kunnen wij de voor en tegenargumenten kwantificeren. Er ontstaat een Business case met de indeling op drie hoofdlijnen:

1. De initiële kosten en te verwachten afschrijvingen.
   - De (tijdelijke) dubbele lasten als gevolg van de periode waarin je vanuit oudbouw levert én tegelijk met nieuwbouw bezig bent.
   - De Verhuis-, oplever- en (extra) licentiekosten.
   - De Overall projectkosten (aansturing) inclusief de transitie.
   - Een volledig extern expert/engineeringteam (al dan niet i.s.m. medewerkers van de bestaande organisatie).
   - De Uitwerkingen o.b.v. end-to-end keten producent naar eindgebruiker.
   - De post onvoorzien (een ervaringspercentage van de totale kosten).
2. De lopende kosten met de bijbehorende afschrijvingen. Dit onderdeel is een uitwerking o.b.v. de uitgebreide inventarisatie van de (interne) IST-situatie. Veel van de ingeschatte kosten worden doorgerekend uitgaande van de werkgeverskosten (bijv. van het personeel, en van de hulpmiddelen). Andere uitgangspunten:
   - De (extra) kosten zo efficiënt mogelijk bestrijden c.q. dempen (bijv. waar mogelijk de bestaande inventaris en/of de huidige processen gebruiken).
   - De investeringen ingeschat o.b.v. afschrijvingstermijnen zoals die nu op de bestaande organisatie worden toegepast.
   - Het financieel doorrekenen van diverse scenario(‘s) o.b.v. huur-, koop- of leaseconstructie.
   - Inschatten kwaliteitsniveau van de medewerkers. Kunnen zij in het project zelf meedraaien of dienen er externen op bepaalde plaatsen te worden ingeschakeld.
   - Wat worden de rentelasten + afschrijvingstermijn?
3. De opbrengsten ofwel de baten van de gehele transitie.
   - We rekenen met een financiële marge gedurende een goed afgebakende periode (bijvoorbeeld van één jaar).
   - Wij maken een inschatting van de groei van de omzet en/of een inschatting van de marge.
   - Wij proberen de te behalen synergie- en consolidatiepercentages in te schatten. Wanneer zijn deze al of niet van toepassing?
   - Hetzelfde geldt voor een inschatting van het Business Process Optimalisatie percentage. Wanneer is dit al of niet van toepassing?

In het toewerken naar een Go – No Go is de Business Case van essentieel belang. Hoe steviger de business case is uitgewerkt, hoe makkelijker het wordt om tot een besluit te komen. Essentieel is in de business case hoofd- en bijzaken zo veel mogelijk te scheiden.

Tot slot

Op basis van onze instrumenten en documenten zijn we in staat om naar de juiste besluitvorming toe te werken. Indien het besluit een Go is, maken we een vervolgstap met de voorbereiding van het bouwtraject met behulp van een Programma van Eisen/Uitgangspunten.

Wij kunnen ons voorstellen dat u denkt dat het hierboven beschreven proces overkomt als arbeidsintensief en tijdrovend. Arbeidsintensief is het. Door het inzetten van onze experts op de verschillende deelgebieden met onze flexibele aanpak kunnen we echter bijzonder efficiënt en snel deze fase afronden. In minder dan 6 kalenderweken heeft u de business case, het ontwerp en de basis engineering inzichtelijk op basis waarvan u kunt besluiten de volgende stap te nemen.

Heeft u zelf plannen voor nieuwbouw? Praat er eens over met DAPP. Eén enkel gesprek kan mogelijk erg verhelderend uitpakken voor u.