Het mas­ter­plan pro­ces: de be­lang­rijk­ste fac­to­ren

Het ontwikkelen van een masterplan voor een fabriek waarin alle werkprocessen zijn meegenomen, omvat een reeks goed gedefinieerde stappen. Het derde en laatste artikel in deze reeks vertelt je meer over de stappen die essentieel zijn voor het opstellen van een masterplan voor jouw fabriek. Allereerst vertellen we je graag meer over de belangrijke factoren bij het opstellen van je masterplan. Begin met een goede voorbereiding en initiatie. Bepaal allereerst de specifieke doelen en de gewenste uitkomsten van het masterplan. Stel hierna een projectteam samen door vertegenwoordigers te kiezen van verschillende afdelingen. Denk hierbij aan productie, logistiek, finance en IT. Zorg er ook voor dat verdere interne en externe stakeholders tijdig betrokken worden zodat ook hun input gebruikt kan worden! Maak hierna een situatieanalyse, oftewel een blauwdruk van de huidige situatie. Analyseer de huidige sterke en zwakke punten van de fabriek, evenals eventuele kansen en bedreigingen. Onderzoek ook de huidige processen, middelen, capaciteiten en infrastructuur van de fabriek. Vergeet niet om ook kennis de houden met (veranderende) regelgeving. Definieer dan de visie en doelstellingen. Formuleer een lange termijnvisie die de toekomst van de fabriek beschrijft. Definieer ook duidelijk de doelen die je wilt bereiken. Houd hierbij rekening met de commerciële outlook voor de komende jaren. Dan begin je met het bepalen van je tactische plannen. Optimaliseer productieschema's, capaciteitsplanning, techniek, supply chain, voorraadbeheer, distributieprocessen, investeringen en resource allocatie. Identificeer hierna de potentiële risico’s die de uitvoering van het masterplan kunnen bedreigen, zoals het verkrijgen van een vergunning. Bepaal dus ook mitigerende maatregelen om de risico’s te beheren en minimaliseren. Ontwikkel een implementatieplan die de fases van de implementatie beschrijft en definieer de belangrijkste mijlpalen en prestaties. Je wilt uiteraard je voortgang kunnen meten. Om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van deze voortgang  is communicatie een belangrijke factor. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van zijn of haar verantwoordelijkheden. Ben dus alert op goede monitoring en evaluatie. Implementeer systemen voor continue monitoring van de voortgang en prestaties. Plan ook regelmatige evaluaties in om de effectiviteit van het plan te beoordelen. Omstandigheden veranderen continu. Het is dan ook zaak om het masterplan periodiek te toetsen en indien nodig te zorgen voor de juiste bijsturing. Afsluitend moet niet vergeten worden om voldoende duurzame maatregelen te integreren in de strategische en tactische plannen voor de fabriek, zodat innovatie en continue verbetering gewaarborgd worden. Niet iedereen kan een masterplan ontwikkelen Het ontwikkelen van een effectief masterplan voor een fabriek vereist een combinatie van vaardigheden en ervaring. Externe ondersteuning kan hierbij van pas komen. Hierna zijn een aantal belangrijke vereisten benoemd om een goed masterplan voor een fabriek te ontwikkelen weergegeven. Strategisch denkvermogen Het vergt strategisch denkvermogen om de toekomstige fabriek vorm te geven. Een lange termijn visie kan hierbij zeer helpen. Het vertalen van deze visie naar meer concrete actiepunten en uitvoerbare plannen vraagt een bepaald abstractievermogen van de vormgevers van het toekomstplan voor de fabriek.   Analytische vaardighedenNiet alleen het vormgeven van strategie en uitvoeringsplannen maar ook het analytisch vermogen om de fabriek zoals deze nu is vormgegeven te doorgronden door gebruik te maken van bijvoorbeeld data analyse, proceskennis, integrale vakkennis, capaciteiten, logistiek, techniek en distributie vraagt een brede en open blik over het functioneren en de performance van de fabriek op dit moment.   ProjectmanagementvaardighedenExpertise in het plannen en organiseren van complexe projecten, inclusief het opstellen van tijdlijnen, investeringen en mijlpalen zijn evident bij het ontwikkelen van een masterplan. Het identificeren en beheren van potentiële risico’s, de mitigatieplannen, de ervaring met het implementeren van plannen, doorzettingsvermogen om tot een goed masterplan te komen is eveneens van groot belang.   Communicatie Het ontwikkelen van een masterplan is één ding. Een masterplan op de juiste manier communiceren is minstens zo belangrijk. Je wilt enerzijds betrokkenheid bij het masterplan creëren en anderzijds wil je het plan realiseren. Hier is het zoeken naar de juiste balans. Het vooral zaak om aan te geven waarom je bepaalde stappen gaat nemen de komende jaren, in welke volgorde en wat dat betekent voor de fabriek. Het bevorderen van de acceptatie van het masterplan is een ‘verandering’ maar zeer noodzakelijk. Accepteer dat je ook niet iedereen mee krijgt.   Externe ondersteuning nodigEerder is al aan de orde geweest dat het onderschatten van het ontwikkelen van een masterplan zeer vervelend kan uitpakken. Zeker als er zaken in gang zijn gezet terwijl er een visie en integraal beeld van de toekomst van de fabriek ontbreekt. De ervaring leert dat als je een tijdje in de fabriek werkzaam bent er toch een soort ‘eenzijdige’ blik ontstaat over het functioneren en de performance van de fabriek. Onbewust kunnen er dan problemen ontstaan als de verkeerde beslissingen worden genomen. Ook blijkt dat het integraal overzien van wensen of beslissingen ook niet altijd even eenvoudig is. Soms worden beslissingen zelfs uitgesteld omdat men niet weet waar te beginnen omdat elke stap invloed heeft op andere stappen. Natuurlijk hebben fabrieken een beeld van wat er in hun fabriek gebeurt. Maar is dat echt zo? Is er echt een integraal beeld van wat er op dit moment in de fabriek plaatsvindt? Er is bijvoorbeeld best veel data beschikbaar maar wordt die gebruikt voor een grondige analyse bijvoorbeeld? Werkt een fabriek met visuele hulpmiddelen zodat de fabriek in 2D of 3D te zien is? In de fabriek is er nagenoeg niemand meer die exact weet, over alle kennisgebieden heen, hoe e.e.a. in elkaar steekt terwijl dit aspect het vertrekpunt is voor de ontwikkeling van een masterplan. Het kan daarom zeer raadzaam zijn om er externe ondersteuning bij te halen. Specialisten op het gebied van data analyse, visualisatie, simulatie, logistiek en fabriekslay-outs kunnen de ontwikkeling van het masterplan namens en voor de fabriek vormgeven. Eventuele emotie en ‘buikgevoel’ van betrokkenen kan daarmee worden uitgesloten. Op basis van data, tekeningen, processen en capaciteiten van de fabriek zijn externe specialisten al snel op de hoogte van hoe de fabriek op dit moment functioneert. Met een onafhankelijke blik, projectmanagement vaardigheden en visuele hulpmiddelen zijn zij in staat om niet alleen de huidige situatie in kaart te brengen maar ook om het masterplan van de toekomstige fabriek dusdanig te presenteren dat er een begrijpelijk toekomstscenario voorligt waarbij een logische volgorde van toekomstige stappen te zien is. Wat gaat er fout als je geen masterplan hebt? Het ontbreken van een masterplan bij ingrijpende veranderingen in een fabriek kan leiden tot tal van problemen die de efficiëntie, productiviteit en uiteindelijk de winstgevendheid van de organisatie ernstig kunnen beïnvloeden. Ook kan je later geconfronteerd worden met foutieve besluiten uit te verleden waardoor je nu problemen ondervindt. Hier zijn enkele van de belangrijkste problemen die zich kunnen voordoen: Gebrek aan richting en focusZonder een masterplan is er geen duidelijke visie of doelstelling voor de organisatie. Dit leidt tot inconsistente en ongecoördineerde inspanningen. Afdelingen en teams werken mogelijk aan verschillende doelen of prioriteiten, wat resulteert in een inefficiënte inzet van middelen en verminderde productiviteit.   Inefficiënte middelenverdelingEen masterplan helpt bij het efficiënt toewijzen van middelen zoals personeel, tijd en budget. Zonder deze planning kan er wanbeheer van middelen optreden, wat resulteert in hogere operationele kosten en lagere rendementen. Projecten kunnen te maken krijgen met budgetoverschrijdingen en vertragingen door slechte planning. In bepaalde gevallen heb je zelfs de beschikbare gelden in de verkeerde projecten gestoken.   Verhoogd risico op projectmislukkingenHet ontbreken van een plan verhoogt het risico dat belangrijke projecten en veranderingen mislukken. Zonder een goed gedefinieerd pad kunnen kritieke stappen worden overgeslagen, wat leidt tot onvolledige of ineffectieve implementaties. Dit kan aanzienlijke financiële verliezen en reputatieschade veroorzaken.   Slechte voorbereiding op veranderingenEen masterplan bereidt een organisatie voor op toekomstige veranderingen en uitdagingen. Zonder zo’n plan is een bedrijf minder flexibel en minder in staat om snel te reageren op marktveranderingen, technologische innovaties of economische schommelingen. Dit gebrek aan voorbereiding kan leiden tot verlies van concurrentievoordeel.   Inefficiënte productie en logistiekZonder een goed gedefinieerd productie- en logistiek masterplan kunnen processen inefficiënt en ongeorganiseerd zijn. Dit resulteert in langere doorlooptijden, hogere productiekosten, verhoogde verspilling van grondstoffen en potentiële downtime van productielijnen. Ook het voorraadbeheer kan problematisch worden, met overmatige voorraden of tekorten als gevolg. Een juiste balans tussen productie en logistiek is evident voor een goed functionerende fabriek waarbij rekening gehouden moet worden met voldoende ruimte en een juiste lay-out van de fabriek.   Onvoldoende risicomanagementEen masterplan helpt bij het identificeren en beheren van risico’s. Het ontbreken van een gedegen risicomanagementstrategie kan leiden tot ernstige verstoringen en financiële verliezen. Extra aandacht binnen een masterplan is de veiligheid van werken voor de mensen in de fabriek. Het werken met machines, material handling equipment, heftrucks, AGV’s, AMR’s e.d. door mensen maakt dat er per definitie sprake is van potentiële veiligheidsrisico’s.   Verlies van concurrentievoordeelBedrijven zonder een strategisch masterplan lopen het risico achter te blijven op concurrenten die wel goed gepland en georganiseerd zijn. Innovaties kunnen worden gemist, marktkansen kunnen onbenut blijven en strategische beslissingen kunnen te traag of ineffectief worden genomen. Dit verlies van concurrentievoordeel kan leiden tot een daling in marktaandeel en winstgevendheid.   Belemmering van groei en ontwikkelingEen masterplan is essentieel voor het plannen van toekomstige groei en ontwikkeling. Zonder dit plan is het moeilijk om nieuwe markten te betreden, nieuwe producten te lanceren of capaciteitsuitbreidingen effectief te beheren. Dit kan de groei van de organisatie belemmeren en kansen voor schaalvergroting beperken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een veranderend productportfolio waardoor je in de fabriek vaker en sneller moet gaan omstellen. Dat zal je dus grondig moeten aanpakken. Een masterplan biedt dan een uitkomst. Conclusie Het belang van masterplannen in fabrieken kan niet genoeg worden benadrukt. Ze vormen de leidraad voor strategische en tactische besluitvorming, zijn essentieel voor het bereiken van operationele doelstellingen en bevorderen de groei en het concurrentievoordeel. Door het ontbreken van een (juist) masterplan ontstaan echter diverse problemen, waaronder een gebrek aan richting, inefficiënte middelenverdeling, en een belemmering van de groei van je fabriek. De voorbereiding van het masterplan project is cruciaal, waarbij strategisch denkvermogen, projectmanagement vaardigheden, analytische vaardigheden, communicatie en leiderschap een rol spelen. Externe ondersteuning biedt een objectieve blik en expertise om het masterplan te versterken. Concrete acties, zoals het gebruik van data-analyse, visualisatie en simulatie van productie en logistieke processen en integrale fabrieksscenario’s, helpen bij het verminderen van abstractie en het concreet maken van het masterplan. Een goed doordacht masterplan bevordert efficiëntie, kwaliteit, klanttevredenheid en groei, terwijl het fabrieken wapent tegen onverwachte uitdagingen en de concurrentiepositie versterkt. Hopelijk heb je na het lezen van onze drie artikelen over masterplanning een goed beeld gekregen van wat dit inhoudt. We hebben je hopelijk kunnen overtuigen van het feit dat een gedegen masterplan dé sleutel is tot succesvolle en veerkrachtige fabrieksoperaties in een steeds veranderende omgeving. Wil je meer te weten komen over wat Dapp voor jou kan betekenen op het gebied van masterplanning? Neem dan hier contact met ons op!