Masterplanning: The key to strategic and tactical decision making
In de dynamische en steeds complexer wordende wereld van de voedingsindustrie is het essentieel om voortdurend vooruit te kijken en strategische beslissingen te nemen die zowel de korte- als lange termijndoelen ondersteunen. De effectiviteit van deze beslissingen hangt in grote mate af van de aanwezigheid van een goed doordacht en uitvoerbaar masterplan. De slogan, "Masterplanning – de sleutel tot strategische en tactische besluitvorming", benadrukt het belang van een masterplan als de kern van alle belangrijke bedrijfsbeslissingen.
In een driedelige serie artikelen willen we je meer vertellen over het belang van een gedegen masterplan. In het eerste artikel van deze reeks gaan we je meer vertellen over wat een masterplan precies behelst en waarom het belang van masterplanning niet onderschat moet worden.
Wat is een masterplan precies?
Een masterplan is een uitgebreid document dat de visie, doelen, strategieën en acties van een organisatie uiteenzet voor een specifieke periode. Het dient als een roadmap die de richting aangeeft waarin het bedrijf zich zal/wil ontwikkelen, rekening houdend met zowel interne als externe factoren. Een effectief masterplan omvat verschillende domeinen zoals productie, logistiek, ICT, techniek, kwaliteit, sales, financiën en HR. De mate van het detailniveau van het masterplan hangt af van de huidige situatie en de toekomstplannen die er zijn.
Wat zijn de belangrijkste 6 componenten van een masterplan?
Visie en Missie
Het startpunt van elk masterplan is een duidelijke visie en missie. Deze elementen definiëren de lange termijn doelen en de fundamentele waarden van het bedrijf. Een toekomstvisie is belangrijk voor het ontwikkelen van een masterplan. Zonder toekomstvisie spreek je meer een projectplan dan een masterplan.
Situatieanalyse
Een grondige analyse van de huidige interne en externe omgeving. Dit omvat een analyse om de huidige positie van het bedrijf te begrijpen maar ook het functioneren van de fabriek op dit moment. Je maakt een koppeling tussen commerciële plannen en capaciteitsplannen van de fabriek.
Strategische doelen
Welke lange termijndoelen wil het bedrijf bereiken? Denk bijvoorbeeld aan nieuwe technologie toepassen, het verduurzamen van de fabriek, het flexibeler kunnen produceren, het optimaliseren van de logistiek en supply chain, het investeren in nieuwe productielijnen of material handling en het vergroten en herinrichten van de fabriek zelf.
Tactische plannen
Specifieke acties en korte termijndoelen die bijdragen aan het bereiken van de strategische doelen. Deze plannen, vaak samengevat in een investeringsoverzicht, hebben een bepaalde volgorde en moeten flexibel genoeg zijn om aanpassingen mogelijk te maken in reactie op veranderende omstandigheden.
Resource allocatie
Een plan voor het toewijzen van middelen zoals personeel, financiën (investeringen), en technologie om de strategische en tactische doelen te bereiken. Je kan niet altijd alles tegelijk dus soms is er wel budget maar niet de resources om de plannen te realiseren. Belangrijk om vanuit het masterplan te weten wat, wanneer aan resource capaciteit nodig is.
Monitoring en evaluatie
Mechanismen voor continue monitoring en evaluatie om de voortgang te meten en bij te sturen waar nodig. Een masterplan is een ‘levend’ document en het vergt soms wel wat aanpassingsvermogen zonder dat je afwijkt van je lange termijndoelen.
Waarom is masterplanning zo cruciaal?
Masterplanning speelt een cruciale rol in zowel strategische als tactische besluitvorming om verschillende redenen. Als er geen visie is over de toekomstige ontwikkeling van de fabriek dan zou de realiteit je wel eens kunnen inhalen met alle gevolgen van dien. Zijn er belangrijke ontwikkelingen die je in jouw fabriek moet toepassen? Zijn deze ingrijpend te noemen? Worstel je met de volgorde waarin je bepaalde doelstellingen of acties moet nemen en weet je niet wat de kosten hiervan zijn? Dan is een integraal masterplan met de juiste helicopterview, echt belangrijk.
Belangrijke redenen om een masterplan te ontwikkelen zijn:
Richting en focus
Een masterplan biedt een duidelijke richting en helpt het directie, management en andere medewerkers zich te concentreren op de belangrijkste prioriteiten. Het voorkomt dat het bedrijf afwijkt van zijn doelen door tijdelijke trends of een crisis. Gaan we groeien of moeten we onverhoopt afschakelen? Is er een verwachte uitbreiding van ons productportfolio? Hoe zien onze klanten de toekomst van onze fabriek? Moet ik nieuwe productielijnen aanschaffen? Moet ik investeren in duurzaamheid? Hoe moet ik mijn logistiek gaan organiseren? Wat kosten al die ontwikkelingen? Elke belangrijke beslissing kan binnen de contouren van het masterplan worden genomen. Een masterplan zorgt ervoor dat je de juiste beslissingen neemt.
Coördinatie
Een masterplan helpt bij het coördineren van de verschillende afdelingen binnen de fabriek en zorgt ervoor dat alle onderdelen van de organisatie integraal samenwerken naar de gemeenschappelijke doelen. Dit vermindert de kans op conflicten, miscommunicatie en faalkosten. Je bent namelijk met de juiste dingen bezig. Je toekomstplan is helder.
Risicobeheer
Door potentiële risico's te identificeren en strategieën te ontwikkelen om deze te mitigeren, helpt een masterplan het bedrijf om beter voorbereid te zijn op onvoorziene omstandigheden. Risico’s zijn bijvoorbeeld het voldoen aan wet- regelgeving (elektraverbruik, waterverbruik, vergunningen e.d.) maar ook het maken van verkeerde keuzes of volgordes zodat achteraf blijkt dat de fabriek vastloopt omdat productie en logistiek niet op elkaar zijn afgestemd omdat je bijvoorbeeld te weinig opslagruimte hebt of de lay-out beperkt je bij de aanvoer van grond- en hulpstoffen naar de productielijnen.
Efficiënt gebruik van middelen
Een goed doordacht masterplan zorgt voor een efficiënte toewijzing van middelen wat resulteert in kostenbesparingen en een hogere productiviteit. Je wilt je middelen inzetten daar waar deze het meeste renderen dan wel van strategisch belang zijn. Het optimaliseren van de fabriekslay-out, de productie en de logistiek in de juiste volgorde geeft een beeld van de juiste toewijzing van de middelen in de komende jaren.
Besluitvorming
Het fungeert als een leidraad voor het nemen van zowel strategische als tactische beslissingen, waardoor het besluitvormingsproces gestroomlijnder en effectiever wordt. Communicatie aan betrokkenen wordt eenvoudiger als je een masterplan hebt. Je weet nl. precies waar je naartoe wilt.
De relatie tussen strategische en tactische besluitvorming
Strategische en tactische besluitvorming zijn nauw met elkaar verweven en vormen samen dé ruggengraat van een effectief masterplan. Veelal wil je van een bestaande situatie weten hoe je naar een toekomstige situatie wilt komen.
Strategische besluitvorming
Dit omvat het nemen van lange termijn beslissingen (3 – 10 jaar) die de algehele richting van de fabriek bepalen. Het omvat de vaststelling van doelen, het identificeren van groeikansen en het ontwikkelen van kernstrategieën.
Tactische besluitvorming
Dit betreft de korte termijn acties en beslissingen die nodig zijn om de strategische doelen te bereiken. Het gaat om het plannen en uitvoeren van specifieke projecten en het beheren van dagelijkse operaties.
De voordelen van masterplanning voor fabrieken
In fabrieken worden grondstoffen worden omgezet in halffabricaten en/of eindproducten. Fabrieken kennen een dynamische omgeving waarbij efficiëntie en effectiviteit een grote rol spelen om winstgevend te kunnen zijn. De druk op kosten blijft dus altijd bestaan. Duurzaamheid, flexibiliteit en een snelle aanpassing aan veranderende omstandigheden zijn minstens zo belangrijk geworden. Het toepassen van nieuwe technologieën en automatisering is dé uitdaging om het toekomstig bestaan van de fabriek te blijven waarborgen.
Vijf voordelen van het ontwikkelen van een masterplan zijn:
Verbeterde productielogistiek
Een masterplan helpt bij het stroomlijnen van de productielogistiek door processen te optimaliseren en ervoor te zorgen dat grondstoffen efficiënt worden omgezet in halffabricaten en/of eindproducten. Dit verhoogt de productiviteit en vermindert verspilling. Een verbeterde productielogistiek betekent tevens een verbeterde distributielogistiek.
Optimalisatie van de fabriekslay-out
Door de fysieke indeling van de fabriek te herzien, kunnen fabrieken de flows zoals grondstoffen, verpakkingsmaterialen, eindproducten, rework, looproutes en material handling equipment verbeteren, knelpunten elimineren en de algehele efficiëntie verhogen. De ‘houdbaarheid’ van een fabriekslay-out varieert vandaag de dag tussen 1 en 3 jaar (!). Dat betekent dat je eigenlijk continue bezig moet zijn met het optimaliseren van de lay-out op basis van de flows. Ga maar eens na hoe je er 3 jaar terug voor stond en wat er allemaal al is veranderd. Is de lay-out nog steeds okay?
(On)mogelijkheden
Een goed masterplan bevat een beeld van de mogelijkheden en de onmogelijkheden die een fabriek heeft op basis van de huidige situatie en de toekomstige plannen. Ondanks dat je nu niet investeert in nieuwe technologie betekent niet dat je daar geen rekening mee houdt in de toekomst. Als je bijvoorbeeld de verpakkingslijnen verder wilt automatiseren door een ‘end of line’ (EoL) oplossing maar daar nu niet in wilt investeren kan je er qua lay-out en inrichting voor de toekomst wel degelijk rekening mee houden binnen het masterplan. Je anticipeert in feite op een toekomstig plan zonder daar nu direct in te investeren.
Kostenbeheer
Door een strategische kijkrichting van je fabriek en de ontwikkelingen daarvan scherp te hebben, omdat je een masterplan hebt, kan je voorspellen welke investeringen of uitgaven je zult moeten doen de komende jaren om dat plan te realiseren. Dat betekent dat je kostenbeheer richting toekomst verbetert. Zowel voor je vervangingsinvesteringen als voor investeringen in nieuwe technologie en automatisering. Voor een masterplan is het niet nodig om dit zeer gedetailleerd in beeld te hebben. Een beeld op hoofdlijnen is voldoende.
Data beschikbaarheid
Elke fabriek verzamelt data. Soms op papier, meestal in systemen. Fabrieken hebben vaak zoveel data beschikbaar maar doen er niets mee. Er ontstaat een enorme gemiste kans doordat data en data analyse niet wordt gebruikt bij het ontwikkelen van inzicht, visie en zeker ook een masterplan. De data is er, gebruik deze zodat je op ‘waarheid’ gebaseerde plannen kan ontwikkelen.
Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel een goed beeld gekregen van wat een masterplan inhoudt en wat je ervoor nodig hebt. In het volgende artikel in deze reeks wordt in meer detail besproken hoe je een gedegen masterplan ontwikkelt en welke factoren je hierbij niet moet onderschatten.