Het opstellen en implementeren van een masterplan vereist een gestructureerde aanpak. Het vorige artikel heeft je al meer verteld over wat masterplanning inhoudt en heeft enkele voordelen benoemd. Deel 2 van de artikelreeks over masterplanning beschrijft een handig stappenplan dat je kunt volgen om aan je masterplan te beginnen. Ook tonen we je een overzicht met verschillende invalshoeken voor jouw masterplan en bespreken we de mogelijke valkuilen van jouw masterplanproject. Vanzelfsprekend bespreken we ook hoe je deze valkuilen kunt voorkomen.

Allereerst ons stappenplan om tot een betrouwbaar masterplan te komen:

Start met een visie
Begin met het definiëren van een heldere visie die de belangrijkste korte- en lange termijn doelen van de organisatie weerspiegelen. Wat wil je bereiken en wanneer? Welke projecten zijn al in uitvoering? Welke projecten worden al voorbereid en zijn goedgekeurd? Wat zijn jouw plannen voor de toekomstige fabriek? Het ontbreken van een toekomstvisie beperkt de kwaliteit van een masterplan hebben we in de praktijk ervaren. Eerst een visie hebben, dan een masterplan opstellen is de juiste volgorde zoals we in de praktijk hebben ervaren.

Uitvoeren van een situatieanalyse (blauwdruk)
Voer een uitgebreide interne (en externe) analyse uit om de huidige positie van het bedrijf te begrijpen. Bepaal waar je goed in bent en waar je uitdagingen liggen. Welke mogelijkheden zijn er? Wat is de exacte status van jouw fabriek op dit moment (gebruik hiervoor data, tekeningen, plannen, flows, trends, techniek, logistiek, investeringen e.d.)? Vaak ontbreekt binnen de fabriek de kennis van een adequate data analyse en het visualiseren van de huidige status van de fabriek. Door data analyse toepassingen creëren we voor fabrieken integraal inzicht geboden in de huidige en toekomstige situatie van de fabriek. Op basis hiervan kunnen er diverse toekomstscenario’s worden ontwikkeld waarbij rekening wordt gehouden met de huidige situatie.

Formuleren van strategische doelen
Stel lange termijndoelen die realistisch zijn waarbij je rekening houdt met de huidige situatie. Maak uitgangspunten voor de toekomstige situatie scherp en gebruik deze als vertrekpunt en leidraad voor het masterplan.

Ontwikkelen van tactische plannen
Bepaal de specifieke acties die nodig zijn om de strategische doelen te bereiken. Dit omvat het toewijzen van middelen, het opstellen van tijdschema's en het definiëren van verantwoordelijkheden. Zorg voor een logische volgorde in de realisatie van deze plannen en bepaal of lopende acties op korte termijn passen binnen het masterplan.

Implementatie
Een masterplan is niet alleen een opsomming van de belangrijkste stappen die je wilt nemen in de toekomst. Een masterplan geeft heel duidelijk weer welke hoofdstappen er welke idealiter worden ondersteund door visuele weergaven van het masterplan. Je kan hier denken aan een 2D maar beter nog een 3D weergave van zaken die je gaat aanpakken en zaken die je gaat vernieuwen of vervangen.

Toekomstige blauwdruk masterplan
Zorg voor een duidelijke communicatie en coördinatie van het masterplan ontwerp (blauwdruk) tussen alle betrokkenen. Naast mondelinge en tekstuele communicatie is ook hier het visualiseren van de toekomstige fabriek erg waardevol.

Monitoring en evaluatie
Stel mechanismen in voor voortdurende monitoring en evaluatie van de voortgang. Er kan worden gewerkt met een stuurgroep bijvoorbeeld waar belangrijke keuzes en beslissingen genomen kunnen worden, bijvoorbeeld over de uitgangspunten maar ook over bepaalde voorgestelde toekomstscenario’s.

Welke invalshoeken zijn er?

Er zijn verschillende onderdelen binnen het masterplan, elk ontworpen om specifieke aspecten van een organisatie of project te beheren en te optimaliseren. Je zou kunnen stellen dat er voor een fabriek maar één integraal masterplan kan zijn. Uiteraard kan de invalshoek anders zijn maar een masterplan houdt rekening met alle fabrieksaspecten. In de afbeelding hieronder staan enkele van de meest voorkomende invalshoeken.

Een masterplan ontwikkelen, dat is toch niet zo moeilijk…

Het onderschatten van het belang van een masterplan kan aanzienlijke negatieve gevolgen hebben voor een fabrieksorganisatie. Hier zijn enkele belangrijke implicaties als het niet hebben van een masterplan wordt onderschat:

• Gebrek aan richting en focus
  Zonder een masterplan ontbreekt een duidelijke visie en richting voor de organisatie. Dit leidt tot inconsistente en ongecoördineerde inspanningen, waarbij afdelingen en teams werken zonder gezamenlijke doelen. Hierdoor kunnen middelen verspild worden en kan de algehele productiviteit afnemen.
  
  
• Inefficiënte middelenverdeling
  Een masterplan helpt bij het efficiënt toewijzen van middelen zoals personeel, tijd en budget. Zonder deze planning kan er een wanbeheer van middelen plaatsvinden, wat resulteert in hogere operationele kosten en lagere rendementen. Projecten kunnen te maken krijgen met budgetoverschrijdingen en vertragingen door slechte planning
  
  
• Verlies van concurrentievoordeel
  Bedrijven zonder een strategisch masterplan lopen het risico achter te blijven op concurrenten die wel goed gepland en georganiseerd zijn. Innovaties kunnen worden gemist, marktkansen kunnen onbenut blijven, en strategische beslissingen kunnen te traag of ineffectief worden genomen. Dit verlies van concurrentievoordeel kan leiden tot een daling in marktaandeel en winstgevendheid.
  
  
• Verhoogd risico op mislukking
  Het niet hebben van een masterplan verhoogt het risico dat belangrijke (investerings-) projecten en veranderingen mislukken. Zonder een goed gedefinieerd plan kunnen kritieke stappen over het hoofd worden gezien, wat leidt tot onvolledige of ineffectieve implementaties. Dit kan leiden tot aanzienlijke financiële verliezen en zelfs reputatieschade.
  
  
• Belemmering van groei en ontwikkeling
  Een masterplan is essentieel voor het plannen van toekomstige groei en ontwikkeling. Zonder dit plan is het moeilijk om nieuwe markten te betreden, nieuwe producten te lanceren of capaciteitsuitbreidingen effectief te beheren. Dit kan de groei van de organisatie belemmeren en kansen voor schaalvergroting beperken.
  
  
• Slechte voorbereiding op veranderingen
  Een masterplan bereidt een organisatie voor op toekomstige veranderingen en uitdagingen. Zonder zo'n plan is een bedrijf minder flexibel en minder in staat om snel te reageren op marktveranderingen, technologische innovaties of economische schommelingen. Dit gebrek aan voorbereiding kan leiden tot verlies van concurrentievoordeel.
  
  
• Inefficiënte productie en logistiek
  Zonder een goed gedefinieerd en gecoördineerd productie- en logistiek masterplan kunnen processen inefficiënt en ongeorganiseerd zijn. Dit resulteert in langere doorlooptijden, hogere productiekosten, en verhoogde verspilling van grondstoffen. Voorraadbeheer kan problematisch worden, met overmatige voorraden of tekorten als gevolg

Een gedegen voorbereiding voorkomt onaangename verrassingen

Het opstellen van een juist masterplan vereist grondige en uitgebreide voorbereidingen om ervoor te zorgen dat het plan effectief en uitvoerbaar is. Welke essentiële voorbereidingen zijn er?

Allereerst is het belangrijk dat de visie en scope van het masterplan goed in kaart gebracht worden. Formuleer hiervoor een inspirerende lange termijnvisie die de toekomstige richting van jouw bedrijf duidelijk maakt. Hiernaast is het belangrijk dat je een situatieanalyse uitvoert om de huidige blauwdruk van de fabriek in kaart te brengen. Analyseer hiervoor bijvoorbeeld de interne processen, middelen, voorgenomen plannen, investeringen en organisatorische structuur.

Heb je de fabriek goed in kaart gebracht, betrek dan de belanghebbenden, zoals managers, medewerkers en andere interne stakeholders. Zo krijg je inzicht in eenieders perspectieven en behoeften. Zorg er wel voor dat je het kernteam beperkt tot enkele key players. Bepaal samen de strategische doelen en tactische plannen. De toekomstige doelen rangschik je vervolgens op basis van belang en haalbaarheid. De tactische plannen beschrijven vervolgens de stappen en middelen die nodig zijn om de strategische doelen te bereiken. Zorg er ook voor dat duurzaamheids- en innovatiestrategieën geïntegreerd worden in de plannen, zodat continue verbetering mogelijk gemaakt wordt.

Maak vervolgens een gedetailleerd budget en wijs de financiële middelen toe. Zorg ervoor dat er voldoende kennis en kunde aanwezig is voor (het uitvoeren van) elke actie. Identificeer hiernaast ook de potentiële risico’s welke het succes van het masterplan kunnen bedreigen. Ontwikkel dus ook strategieën die de geïdentificeerde risico’s mitigeren.

Stel een gedetailleerde tijdlijn op die de fasen van de implementatie beschrijft en definieer belangrijke mijlpalen om de voortgang te nemen. Maak hiernaast een communicatieplan om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de huidige voortgang. Werk hiernaast met een stuurgroep en een projectdashboard. Overleg frequent met stakeholders, toets de ideeën, leg beslissingen vast en ‘stick-to-the-plan’.

Wanneer er in het verleden een vergelijkbaar project bij een andere fabriek binnen de groep is uitgevoerd is het belangrijk de leerpunten vanuit dit masterplan traject mee te nemen in het huidige masterplan. Maak dus gebruik van een benchmark en de ‘best practices’ vanuit vorige projecten.

Na het lezen van het tweede artikel in deze reeks heb je hopelijk goed in kaart waar je moet beginnen met een masterplan voor jouw fabriek en de zaken waar je goed op moet letten. Het derde en tevens laatste artikel in deze reeks behandelt het masterplan proces in meer detail en gaat hierbij dieper in op de vereiste vaardigheden bij het opstellen van jouw masterplan. Nu al benieuwd wat Dapp voor jou kan betekenen op het gebied van masterplanning of geïnteresseerd in andere services die Dapp jou kan bieden? Neem hier contact op!