De do's en don'ts bij Nieuw­bouw in Food

Het gaat goed met de Nederlandse foodindustrie. Veel bedrijven maken een forse groei door en ontwikkelen zich daardoor in een hoog tempo. Niet alleen doordat de markt goed is, ook door de toenemende aandacht voor voedselveiligheid en hygiëne, veranderende regelgeving vanuit de overheid en toenemende concurrentie maken bedrijven turbulente tijden mee.

We zien in de foodindustrie dat bedrijven hun groei vorm hebben gegeven door het bestaande gebouw te verbouwen en uit te breiden. We noemen dat doorbouwen op basis van wat er als is. Door deze schoksgewijze uitbreidingen ontstaat op een bepaald moment een ‘lappendeken’ van werkruimten met de bijkomende inefficiëntie van looproutes, productie- en logistieke processen.

Gedeeltelijke of gehele nieuwbouw is dan het vraagstuk dat langskomt. In een dergelijke hectiek voelt het verouderde bedrijfspand met deze inefficiënte processen als een knellend harnas en de voornaamste belemmering om écht de vleugels uit te slaan.

Voor vele bedrijven is dat het moment om na te denken over nieuwbouw of vernieuwbouw. Maar waar begin je aan als je een dergelijke stap overweegt? Wat komt er allemaal op je af en waar moet je allemaal aan denken? Hoe hou je rekening met de eisen uit HACCP, BRC, IFS en veiligheidsvoorschriften? En hoe zorg je dat de productie tijdens de verbouwactiviteiten gewoon door kan? Best lastig als je niet elke dag met deze materie bezig bent. Tijd om een aantal adviezen op een rijtje te zetten.

1. Wat u niet moet doen is een nieuw gebouw neerzetten om uw huidig productieproces heen zonder toekomstige uitbreidingsmogelijkheid. Dat kan leiden tot keuzes waar u later in de tijd veel spijt van krijgt. Het is aan te raden bij de planvorming te starten vanuit de gemaakte strategische keuzes voor de middellange- en lange termijn. Een goed bouwtraject start u vanuit uw eigen business planning. Welke doelen heeft u daarin opgenomen, wat zijn uw verwachtingen ten aanzien van de life cycle van uw productlijnen, welke afdelingen gaan groeien, kiest u voor zelf doen of wilde u juist gaan uitbesteden? De antwoorden op dit soort vragen zijn van groot belang om de juiste keuzes voor de toekomst te maken ten aanzien van opzet en inrichting van de nieuwbouw. Denk alleen al aan de schaalbaarheid van het nieuwe gebouw: is het zo opgezet dat toekomstige groei en/of activiteiten mogelijk zijn?
   
   
2. Een goede en gedegen voorbereiding is bij dit proces van het allergrootste belang. Hoe verleidelijk het ook is om zo snel mogelijk de eerste spa in de grond te steken, zorg eerst dat u het benodigde denk- en rekenwerk gedaan hebt. Met het bouwen van een geheel nieuw gebouw heeft u één van die zeldzame momenten te pakken waarop u al uw processen (productie, logistiek, verpakkingsstromen, (tussen)opslag, afvalstromen, kwaliteit, hygiëne, brandveiligheid om enkele te noemen) kunt optimaliseren. Neem voor de design hiervan de tijd: maak een duidelijk Plan van Aanpak!
   
   
3. Schakel hierbij een team van experts in op de specifieke kernpunten. Bij het bouwen van een pand spelen ongelooflijk veel factoren een rol. Veel meer dan dat u met uw eigen team kunt bedenken. Koop daarom die ervaringskennis in, in de vorm van een team van experts. Een dergelijk team kan naast een ervaren bouwprojectmanager zomaar bestaan uit een bouwkundig engineer, constructeur, tekenaar, elektrisch engineer, mechanisch engineer, logistiek engineer, HVACR specialist, een QESH specialist en een financieel specialist. Omdat deze specialisten vaker met dit bijltje hebben gehakt zijn de cijfers en de voorgestelde ontwerpen en scenario’s veel betrouwbaarder en gedetailleerder om in een zo vroeg mogelijk stadium een goede begroting te kunnen maken van de kosten. Om zo maar eens een ervaringscijfer te noemen, de optimale bebouwing van een kavel ligt op ongeveer 60%. Dus wilt u een vloeroppervlakte van 3.000 m2 dan zoekt u al snel een kavel met de afmetingen van zo’n 5.000 m2.
   
   
4. Als u gaat voor nieuwbouw is het zaak goed na te denken over wat uw vestigingsplaats gaat worden. Mogelijk heeft u wel een beeld van de ideale regio, maar waar in die regio is nu de beste plek? Het kan zijn dat uw belangrijkste afzetmarkt ligt in en rondom Utrecht, maar is het verstandig daar te zitten? Als dat het geval is, aan welke kant van de stad? Hoe zit het daar met de verkeersstromen? U zit niet te wachten op files, maar waar dan wel? Duidelijke selectiecriteria zijn hierbij cruciaal; niet alleen technisch om te komen tot een optimale business case, maar ook organisatorisch. Kan iedereen zich erin vinden en is het duidelijk waarom die locatie wordt gekozen?
   
   
5. Maar er zijn ook andere aspecten die uw aandacht verdienen. Hoe zit het met het sociale aspect van de verhuizing. Hoe ontvangen uw medewerkers het nieuws dat u het bedrijf wil gaan verhuizen? Krijgt u iedereen mee naar de nieuwe plek? Een belangrijke vraag, zeker als mensen op sleutelposities in uw bedrijf dreigen af te haken vanwege een voorgenomen verhuizing. En als u desondanks naar Utrecht verhuist, wat is de positie van de medewerker(s) op de arbeidsmarkt? Bent u aantrekkelijk genoeg om nieuw personeel te werven? Hoe zit het met de voorraad werknemers die de juiste scholing hebben voor uw bedrijf? En hoe zit het met de concurrentie? Zitten die misschien ook al in hetzelfde gebied? Vissen die in dezelfde vijver?
   
   
6. Bouw minimaal één “Go/No Go” moment in, tijdens de aanloopfase. Is het spreekwoord niet “beter ten halve gekeerd dan ten hele verdwaald”? Het kan geen kwaad op vooraf afgesproken moment(en) met meer afstand te kijken naar wat er op dat moment aan informatie op tafel ligt en om je dan de vraag te stellen: “is (ver)nieuwbouw nog steeds een goed idee?” Meestal is het moment waarop een definitief ontwerp op tafel komt, voorzien van de benodigde financiële gegevens een goed moment om u die vraag te stellen.
   
   
7. Visualiseer de nieuwbouw. Laat uw externe partij zorgen voor een 3D impressie van het nieuwe pand. Vanuit de gedachte dat één plaatje meer zegt dan 1000 woorden is een driedimensionaal ontwerp heel krachtig in het richten van alle betrokkenen in dezelfde richting. Vooral voor visueel ingestelde medewerkers is een impressie een goede manier om zich een voorstelling te kunnen maken van de nieuwbouw. Discussies omtrent vorm en functionaliteit worden zo veel accurater waarmee uiteindelijk u een betere nieuwbouw krijgt.
   
   
8. U gaat bouwen terwijl de winkel open moet blijven. U wilt graag uw (ver)nieuwbouw zo uitvoeren dat de klanten er niets van merken. Dat betekent misschien dat u moet werken vanuit een minder goed draaiend proces terwijl aan de andere kant stappen worden gezet om over te schakelen naar een meer efficiënte afwikkeling. Belangrijk is dan een goed Transitieplan van oud naar nieuw te hebben. Dit plan dient te worden ondersteund met een goed Communicatieplan waar voor alle betrokken functies staat beschreven wanneer wat gaat  veranderen. In het Transitieplan moet er ook aandacht zijn voor de risico’s en moeten maatregelen zijn voorbereid mochten die risico’s inderdaad optreden. Ook dient er in het plan iets te staan over de nazorg. Dit alles is er op gericht dat de het dagelijkse proces gelijkmatig overgaat naar de nieuwe locatie dan wel nieuwe situatie.

Heeft u zelf plannen voor nieuwbouw? Praat er eens over met Dapp. Eén enkel gesprek kan mogelijk erg verhelderend uitpakken voor u.