Professionals

in food

Zoekt u een projectmanager? Wij zorgen snel voor de juiste professional met de juiste technische achtergrond. Een stevige projectmanager die past bij de cultuur van uw bedrijf.

Onderhoud aan gebouw en gebouw-gebonden inrichting: van inspanningsverplichting naar Resultaatverplichting

Wij komen regelmatig onderhoudsopdrachten (al of niet gegoten in de vorm van een project) tegen die uitgaan van een inspanningsverplichting van de partij die de opdracht aanneemt. Waarom is dat zo? Waarom zetten opdrachtgever én opdrachtnemer niet een stap verder en komen ze tot afspraken rondom het uiteindelijke resultaat van een opdracht/project?

Adviseur Wim Stam ziet goede mogelijkheden te komen tot dit soort vergaande afspraken rondom het op te leveren resultaat. Deze kunnen, mits goed geïmplementeerd en gemonitord, leiden tot behoorlijke kostenbesparingen. Een goede reden om meer in te zoomen op het proces om te komen tot resultaatverplichtende afspraken.

Deze zes stappen zorgen voor een gestructureerde benadering van de samenwerking. We beginnen eerst met het leggen van de basis in de vorm van een gemeenschappelijke visie. Daarna volgt een sessie waarin het onderhoudsdoel of meerdere -doelen worden geformuleerd en overeengekomen. De stappen daarna gaan over het meetbaar maken van de uit te voeren prestatie en over het operationeel inrichten van de uitvoering. Onderstaand per stap de verdere detaillering.

Stap 1: Vaststellen van de visie ten aanzien van het beheer en onderhoud van gebouw(en) en/of gebouw gebonden installaties

In de discussie over wat de doelen zijn van het project praten we niet langer over de “verplichting” maar over het “resultaat”. De traditionele visie op onderhoud is bijna zonder uitzondering gericht op het op frequente basis uitvoeren van activiteiten om daarmee disruptieve storingen in het productieproces te voorkomen Er wordt niet gekeken naar de reële staat van het gebouw of van de installatie. Moet iets echt wel worden vervangen? Nee, we hebben afgesproken dat eens in de zoveel tijd een onderdeel wordt verwisseld voor een nieuw onderdeel, dus het wordt vervangen. In de visie waarbij het resultaat voorop staat wordt juist wél gekeken naar de staat van het eventueel te vervangen onderdeel: hoe ernstig is de slijtage? Kan het nog mee tot de volgende inspectie? Hoe groot zijn daarbij de risico’s? Deze visie neemt veel meer de levensduur van het gebouw of van de gebouw gebonden inrichting als centraal focuspunt. Een dergelijke benadering leidt snel tot minder verspilling en daarmee tot een lager kostenniveau. De betrokken partijen formuleren een gemeenschappelijk visie waarbij de opdrachtgever beslist op basis van de input van de opdrachtnemer.

Stap 2: Vaststellen van de doelen

Door met de opdrachtnemer goed de doelen van de opdracht af te stemmen en deze eenduidig vast te leggen kunnen we met een kleiner contract toe dan het geval is bij een inspanningsverplichting. Juist omdat het resultaat duidelijk omschreven is (bijvoorbeeld, de machine heeft een productiebetrouwbaarheid van minimaal 95%) neemt de helderheid toe. Voordelen van het goed doorspreken van de beoogde doelen:

  • Kostenreductie;

  • Beter inzicht in de kosten;

  • Eenduidigheid in de uitvoering;

  • Beter inzicht in de status van de te onderhouden gebouwen en gebouw gebonden installaties en equipment;

  • Een beter inzicht in de toekomstige kosten door middel van een MJOB (een meerjarige onderhoudsbudget) en een MJOP (een meerjarige onderhoudsplanning) [1];

  • Voldoen aan wettelijke eisen;

  • Alle meldingen kunnen naar één telefoonnummer van een regie-organisatie.

    Met duidelijk omschreven doelen kan een opdrachtgevende partij heel effectief de onderhoudspartij aansturen. En de onderhoudspartij weet precies waar zij op wordt afgerekend. 

Stap 3: Bepalen van de 0-status

In deze stap kijken we naar wat we willen onderhouden en naar wat de huidige status is qua beheer en onderhoud. Het beeld dat hieruit voortkomt noemen we de 0-status.

De 0-status dient om inzicht te verkrijgen in:

  • Wat wordt onderhouden? Denk daarbij breed: ook aan zaken als verzekeringen of benodigde energie. Dit leidt tot een juiste assetlijst;

  • Beschrijf wie tot nu toe het onderhoud verzorgde en hoe dat gebeurde;

  • Wat zijn de onderhoudskosten geweest in de afgelopen jaren?

  • Wat zijn de onderhoudskosten nu?

  • Het percentage uptime van de gebouw-gebonden inrichting

  • Is er een tool voor monitoring in gebruik, zo ja welke? Kan dat gebruikt blijven?

  • Is er een MJOB en een MJOP? Hoe volledig zijn deze plannen uitgewerkt?

Stap 4: Vaststellen normstellingen en gewenste resultaatniveau

Tijdens deze stap kijken we waaraan de opdrachtnemer(s)/contractant(en) moeten voldoen en wat er van beide zijdes over en weer verwacht wordt ten aanzien van het beoogde resultaat. Tijdens deze stap wordt het kader gecreëerd waarbinnen alle betrokken partijen (opdrachtgevend en opdrachtnemend) zich vrijelijk kunnen bewegen. Een belangrijke vraag tijdens deze stap is of de beoogde opdrachtnemer aan alle opgestelde eisen kan voldoen. Het zal niet de eerste keer zijn dat een opdrachtgever een contract tekent terwijl hij zich er van bewust is dat er niet of nauwelijks geleverd kan worden.

Stap 5: Vaststellen van resultaatindicatoren

Zodra het resultaatniveau is vastgesteld kunnen deze vertaald worden naar resultaatindicatoren (de RI’s). Met behulp van deze resultaatindicatoren kun je de performance van de opdrachtnemer op de voet volgen en uitstekend monitoren. Goede resultaatindicatoren zijn:

  • De onderhoudskosten per m2/BVO;
  • Het percentage uptime van de gebouw-gebonden inrichting;
  • De jaarlijkse kosten correctief onderhoud per element of per installatie;
  • De jaarlijkse kosten van het preventief onderhoud;
  • De jaarlijkse kosten van de vervangingen.

Stap 6: Inrichten van de organisatie

Tijdens deze laatste stap in het proces richten alle betrokken partijen (opdrachtgever, opdrachtnemer en eventueel betrokken regie-opdrachtnemer(s) hun organisatie zo in dat daarmee recht gedaan wordt aan het doel van de opdracht. Het heeft daarbij de voorkeur dat de partijen in één en dezelfde operationele (digitale) omgeving werken. Dat lukt helaas zelden. Het voordeel van een gezamenlijk informatiesysteem is de mogelijkheid tot het bouwen van zinvolle managementrapportages met accuraat inzicht in de vastgestelde RI’s.

Wilt u met DAPP doorpraten over het bovenstaande dan kunt u te allen tijde een afspraak met ons maken.

Wim Stam is eigenaar van WFS Advies. WFS geeft specialistisch advies over beheer en onderhoud op het gebied van werktuigbouw- en elektronische installaties. 



[1] Een MJOB geeft inzicht in komende kosten voor zowel preventief, correctief als vervangingskosten. Een MJOP geeft een duidelijk beeld van de komende preventieve en vervangingswerkzaamheden.

Plaats uw reactie

Reactie(s)

Er zijn nog geen reacties! Plaats als eerste een reactie

Interesse? Meld je aan voor de nieuwsbrief